Zapytanie ofertowe RFP 022594 – WYBÓR OŚRODKA CELEM PRZEPROWADZENIA BADANIA KLINICZNEGO FAZY 1a/1b

W związku z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie Projektu dotyczącego rozwoju klinicznego innowacyjnego białka fuzyjnego o działaniu przeciwnowotworowym w konkursie ABM zatytułowanym „Rozwój medycyny celowanej lub personalizowanej na bazie terapii komórkowych lub produktów białkowych” ABM/2022/5, Adamed Pharma S.A. zaprasza do składania ofert na wykonanie poniżej zdefiniowanego przedmiotu zamówienia. 

Zlecenie zostanie udzielone pod warunkiem otrzymania dofinansowania Projektu w ww. Konkursie.

I. Przedmiot zamówienia:

Przeprowadzenie części klinicznej badania fazy 1, a w nim oceny bezpieczeństwa, farmakokinetyki oraz skuteczności klinicznej innowacyjnej cząsteczki biotechnologicznej – białka fuzyjnego o działaniu przeciwnowotworowym. Badanie obejmować będzie eskalację dawki w schemacie 3+3 oraz badanie potwierdzające wysokość dawki oraz oceniające odpowiedź pacjentów na terapię w 3 – 4 wskazaniach onkologicznych.

Zamawiającym (Sponsorem badania) jest firma Adamed Pharma S.A.

Zamawiający zastrzega, że ujawnienie pełnych informacji dotyczących przedmiotu zamówienia nastąpi po zawarciu umowy o poufności, stanowiącej załącznik do niniejszego zapytania ofertowego (Załącznik nr 1). Kontrahenci, z którymi została już zawarta umowa o poufności muszą przedstawić podpisany dokument zanim zostaną im ujawnione pełne informacje dotyczące tego zapytania ofertowego.

Na zamawianą usługę składają się następujące elementy:

Usługa powinna obejmować realizację czynności związanych z badaniem klinicznym. W niniejszym postępowaniu. Wymagana do rekrutacji liczba uczestników badania ogółem została wskazana w Załączniku nr 2.

1. Zakłada się przeprowadzenie 1 badania klinicznego fazy 1a oraz 1b:
   1. Cel:
      • Ocena bezpieczeństwa klinicznego i tolerancji wzrastających dawek badanego produktu leczniczegow schemacie 3 + 3 na pacjentach z guzami litymi.
      • Ocena parametrów farmakokinetycznych badanego produktu leczniczego
      • Ocena efektywności klinicznej badanego produktu leczniczego
      • W oparciu o uzyskane dane zarekomendowanie dawki do badania fazy 2, czasu terapii oraz wskazania terapeutycznego do fazy 2 badania
   2. Schemat badania w fazie 1a
      Otwarte badanie kliniczne typu First-in-Human, eskalacja dawki w schemacie 3+3 u pacjentów z guzami litymi, którzy wyczerpali dostępne opcje terapeutyczne. Pacjenci powyżej 18 r. ż.
      chemat badania w fazie 1b
      Otwarte 4-ramienne badanie kliniczne mające na celu potwierdzenie bezpieczeństwa dawki i wstępną ocenę efektywności badanego produktu leczniczego u pacjentów w guzami litymi, którzy wyczerpali dostępne opcje terapeutyczne
   3. Badany produkt:
      • Białko fuzyjne o działaniu przeciwnowotworowym
2. Liczba i rodzaj procedur, które będą wymagane w badaniu, oraz czas ich przeprowadzenia zostały zaproponowane przez Sponsora w załączonym Synopsis (Załącznik nr 2 jest załącznikiem poufnym). Założenia przyjęte do ich opracowania mogą ulec nieznacznej korekcie w trakcie prac nad protokołem podczas konsultacji z ekspertami lub w wyniku otrzymywanych rezultatów w trakcie realizacji projektu.
3. Liczba uczestników badania, została zaproponowana przez Sponsora w załączonym Synopsis (Załącznik nr 2). Założenia przyjęte do oszacowania wielkości grupy pacjentów mogą ulec nieznacznej korekcie w trakcie prac nad protokołem podczas konsultacji z ekspertami lub po uwzględnieniu wyników otrzymanych w trakcie realizacji projektu.
4. Badanie powinno zostać przeprowadzone i udokumentowane zgodnie z wytycznymi Dobrej Praktyki Badań Klinicznych Międzynarodowej Konferencji ds. Harmonizacji (International Conference on Harmonization of Technical Requirements for Registration of Pharmaceuticals for Human Use), deklaracją Helsińską oraz obowiązującymi przepisami europejskimi i lokalnymi, a także otrzymaną od Sponsora dokumentacją dotyczącą badania klinicznego;
5. Umowa dotycząca realizacji badania będzie podpisana z zachowaniem warunków oferty przedstawionej w odpowiedzi na to postępowanie przetargowe. Ośrodek musi wyrazić zgodę i umożliwić przeprowadzenie audytu przez Sponsora (lub w imieniu Sponsora).

II. Ramy czasowe dla realizacji usług

1. Przygotowywana oferta musi uwzględniać następujące założenia potwierdzone oświadczeniem podpisanym przez Oferenta (Załącznik4):
   1. Dostępność dokumentów wymaganych do submisji do Komisji Bioetycznej i Urzędów (np. CV i Certyfikat GCP Głównego Badacza nie starszy niż 2 lata) w ciągu 30 dni od daty zawarcia umowy
   2. Dostępność dokumentów niezbędnych do rozpoczęcia części klinicznej badania (w tym  dostarczenie certyfikatów sprzętu używanego do wykonania diagnostyki pacjentów w badaniu, dostarczenie aktualnych życiorysów i certyfikatów GCPzespołu badawczego, podpisanie umowy) w ciągu 30 dni od daty zawarcia umowy
   3. Udział w wizycie inicjującej zespołu badawczego wraz z oddelegowaniem obowiązków
   4. Włączenie pierwszego pacjenta w ciągu 30 dni od otrzymania zgodyod Zleceniodawcy na rekrutację
   5. Włączenie ostatniego pacjenta w fazie Ib do 30.01.2028
   6. Uzupełnienie elektronicznych Kart Obserwacji Pacjenta (eCRF) wraz z regularnymi odpowiedziami na querries w ciągu 5 dni od daty ostatniej wizyty/querries do momentu zamknięcia bazy danych w badaniu
   7. Dostępność dokumentów niezbędnych do zakończenia części klinicznej badania w ciągu 60 dni od daty zamknięcia bazy danych
2. Sponsor może zmienić ramy czasowe realizacji badań przyjęte w zapytaniu ofertowym, jeżeli odpowiedni urząd i/lub właściwa komisja etyczna nie wyda zgody i/lub pozytywnej opinii na prowadzenie niniejszego badania klinicznego lub, jeśli z przyczyn niezależnych od Sponsora, przebieg projektu będzie inny, niż zakładany.

III. Warunki udziału w postępowaniu

1. Zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane zprzygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Oferenta a Oferentem, polegające w szczególności na:
   1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
   2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
   3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
   4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
      W celu spełnienia tego warunku Oferent zobowiązany jest do przesłania wraz z ofertą podpisanego Oświadczenia o braku powiązań (Załącznik nr 3).
2. Zapytanie ofertowe skierowane jest do podmiotów:
   1. Deklarujących przeprowadzenie ofertowanegobadania zgodnie z wytycznymi Dobrej Praktyki Badań Klinicznych Międzynarodowej Konferencji ds. Harmonizacji (International Conference on Harmonization of Technical Requirements for Registration of Pharmaceuticals for Human Use), deklaracją Helsińską. Celem wykazania spełnienia tego warunkuOferent zobowiązany jest dostarczyć podpisane stosowne oświadczenie (Załącznik nr 5).
   2. Deklarujących przeprowadzenie ofertowanego badania z odpowiednią jakością. Celem wykazania spełnienia tego warunku Oferent zobowiązany jest dostarczyć podpisane stosowne oświadczenie, że dane uzyskiwane w trakcie badania będą podlegały kontroli wewnętrznej (Załącznik 6).Dodatkowo ośrodek powinien dostarczyć listę audytów/inspekcji,w których uczestniczył (jeśli dotyczy).
   3. Posiadających możliwość zrekrutowaniapacjentów, którzy wyczerpali dostępne możliwości terapii onkologicznych, wyrażających świadomą zgodę na udział w badaniu z innowacyjną cząsteczką biotechnologiczną podawaną dożylnie, spełniających kryteria włączenia i wyłączenia  opisanych w synopsisie (Załącznik nr 7).
   4. Posiadających co najmniej 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu badań klinicznych wczesnych faz. Celem wykazania spełnienia tego warunku Oferent zobowiązany jest dostarczyćstosowne oświadczenie (Załącznik nr 8).
   5. Posiadających doświadczony personel, kompetentny do przeprowadzenia badania:
      • Główny Badacz ze specjalizacją: onkologia kliniczna posiadający doświadczenie niezbędne do przeprowadzenia badania klinicznego wczesnej fazyu pacjentów włączanych do badania zgodnie z założeniami protokołu. Doświadczenie Głównego Badacza powinno być udokumentowane w aktualnym CV (co najmniej 5 lat doświadczenia w specjalizacji  onkologicznej).
      • Główny Badacz oraz Zespoł Badawczy musząposiadać aktualne szkolenie z GCP potwierdzone certyfikatem, oraz aktualne CV. (Załącznik nr 9)
   6. Posiadających możliwość dostarczenia usług opisanych w Synopsis (Załacznik nr 2) jako procedury w badaniu. W celu potwierdzenia Oferent powinien przesłać: podstawowe informacje o ośrodku (spodziewana liczba pacjentów onkologicznych z guzami litymi określonymi w Synopsis (Załacznik nr 2) w miesiącu oraz w trakcie trwania rekrutacji, liczbie i kwalifikacjach personelu oraz listę sprzętu którym dysponuje ośrodek, ze szczególnym uwzględnieniem sprzętu wymagane do wykonania procedur opisanych w Synopsis, m.in.: aparatu do Ekg, tomografu komputerowego, dostęp do pracowni genetyki, patomorfologicznej i radiologicznej celem przeprowadzenia i oceny  biopsji oraz przygotowania jej preparatów. Ośrodek powinien posiadać pracownię laboratoryjną wyposażoną wirówki, zamrażarkę oraz lodówkę potrzebne do procesowania  i przechowywania materiału laboratoryjnego od pacjentaz systemem alarmowym i monitorowaną temperaturą, co powinno zostać potwierdzone w stosowanym oświadczeniu Oferenta (Załącznik nr 10).
   7. Deklarujących dostęp do oddziału intensywnej terapii dla pacjentów uczestniczących w Badaniu, co powinno zostać potwierdzone w stosownym oświadczeniu Oferenta (Załącznik nr 11)
   8. Deklarujących posiadanie dostępu do Apteki w której będzie przechowywany produkt badany posiadającej zamrażarkę z ograniczonym dostępem, monitorowaną temperaturą systemem alarmowym, oraz pracownię cytostatycznąco powinno zostać potwierdzone w stosowanym oświadczeniu Oferenta (Załącznik nr 12)
   9. Posiadających umowy podpisane z laboratorium analitycznym, na podstawie których mogą być świadczone analizy laboratoryjne w badaniach klinicznych, co powinno zostać potwierdzone w stosowanym oświadczeniu Oferenta (Załącznik nr 13).​
3. Dostawca może korzystać z usług podwykonawców w celu wykonania całości lub części usług przedstawionych w tym zapytaniu ofertowym. Dostawca jest zobowiązany do zawarcia stosownych umów z podwykonawcami.
4. Dopuszcza się możliwość udzielenia wybranemu Oferentowi zamówień uzupełniających, które są zgodne z przedmiotem niniejszego zamówienia podstawowego, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości tego zamówienia.

IV. Sposób przygotowania oferty

1. Każda korespondencja powinna zawierać w tytule wiadomości numer postępowania: RFP 022594 – BADANIE KLINICZNE FAZY 1a/1b - Nazwa ośrodka
2. Oferty należy składać w terminie do 06.09.2022 do godz. 23:59 CET. Termin może ulec zmianie, o czym wszyscy Dostawcy zostaną poinformowani.
3. Pytania można przesłać mailem: aleksandra.stojak(at)adamed.com, w postaci wypełnionego Załącznika nr 14.
   Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieudzielenia odpowiedzi w przypadku, gdy pytanie/pytania zostaną skierowane w terminie na dwa dni przed zakończeniem postępowania.
   W celu zapewnienia równego dostępu do informacji wszystkim Oferentom biorącym udział w postępowaniu, pytania i odpowiedzi (z ukryciem autora pytań) przesłane zostaną do wszystkich Oferentów.
4. Oferta powinna zawierać następujące informacje: nazwę i adres Oferenta, numer zapytania ofertowego, cenę netto (EUR lub PLN) i warunki płatności, zakres aktywności. 
5. Dostawca może przedstawić kosztorys na swoim szablonie jako Załącznik nr 15. Kosztorys powinien uwzględniać wszystkie założenia przestawione w Synopsis (Załącznik nr 2) i przedstawiać koszt uczestnictwa w badaniu jednego pacjenta.
6. Do oferty należy dołączyć wszystkie wymagane załączniki, oświadczenia oraz dokumenty – Zamawiający dołącza do zapytania także wypełnioną i podpisaną listę kontrolną (Załącznik nr 16), która pozwoli potwierdzić czy wszystkie wymagane dokumenty zostały dostarczone.
7. Ofertę wraz z wymaganymi Załącznikami należy złożyć e-mailowo na adres:aleksandra.stojak(at)adamed.com.
8. Każdy Dostawca może złożyć tylko jedną ofertę. 
9. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferent powinien zapewnić wykonanie wszystkich wymaganych usług, co zapewni możliwość sprawnej organizacji i realizacji badania klinicznego.
10. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim lub angielskim.
11. Ceny w ofercie powinny być cenami netto w złotych (PLN) lub euro (EUR).
12. Jeśli ceny w ofercie będą wyrażone w EUR to zostaną one przeliczane przy zastosowaniu kursu  4,4536PLN/EUR, zgodnie z Obwieszczeniem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 3 grudnia 2021 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów.
13. Jeśli ceny w ofercie będą wyrażone w inne walucie niż PLN lub EUR to zostaną one przeliczane przy zastosowaniu średniego kursu NBP z dnia zakończenia przetargu.
14. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.
15. Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo:
    1. wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego powiadomienia drogą opisaną dla składania ofert,
    2. zmienić ofertę – powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem „ZMIANA OFERTY”.

V. Sposób oceny złożonych ofert i kryteria wyboru:

1. Zamawiający ma prawo odrzucenia oferty złożonej przez Dostawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu lub jeśli oferta jest niepełna lub niezgodna z niniejszym zapytaniem
2. Formalna zgodność z wymaganiami zapytania ofertowego (pkt. III. 2).
3. Możliwość realizacji usługi w ramach czasowych podanych w pkt II.
4. Kryteria wyboru:
   1. Cena netto usługi (waga kryterium – 70% całościowej oceny) za wykonanie procedur w badaniu opisanych w Załączniku nr 2 dla 1 pacjenta
   2. Liczba zadeklarowanych pacjentów w czasie rekrutacji 6 miesięcy (waga kryterium – 30% całościowej oceny)– Załącznik nr 17
      Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o w/w kryterium i ustaloną punktację:

      Kryteria	Waga [%]	Metoda oceny zgodnie ze wzorem
      Cena netto usługi	70%	cena netto oferty najniższej oferty/cena netto oferty badanej x 100 x 70% = liczba punktów
      Liczba zadeklarowanych pacjentów	30%	największa liczba zadeklarowanych pacjentów/liczbę pacjentów wymaganych do ukończenia badania x 100 x 30% = liczba punktów

5. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową liczbę punktów.
6. Wyniki działań matematycznych dokonywanych przy ocenie badania ofert podlegają zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku. 

VI. Wybór Oferenta i sposób ogłaszania:

1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.
2. Informację o wynikach postępowania Zamawiający umieści na stronie internetowej https://www.adamed.com/rozwoj-i-innowacje/zapytania-ofertowe-i-przetargi oraz wyśle do każdego Oferenta.

VII. Postanowienia ogólne

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia lub zamknięcia postępowania, na każdym jego etapie bez podania przyczyny.
2. Zamówienie zostanie udzielone pod warunkiem otrzymania dofinansowania dla Projektu w konkursie ABM: „Rozwój medycyny celowanej lub personalizowanej na bazie terapii komórkowych lub produktów białkowych” ABM/2022/5.
3. W przypadku unieważnienia postępowania o zamówienie wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w postępowaniu.
4. Złożenie wniosku o rejestrację w postępowaniu lub oferty jest równoznaczne z przyjęciem bez zastrzeżeń wszystkich warunków postępowania.
5. Odstąpienie przez Zamawiającego od zawarcia umowy w przypadku zawiadomienia wykonawcy o wyborze jego oferty nie może być podstawą roszczeń poniesionych kosztów udziału w postępowaniu.
6. W toku dokonywania oceny złożonych wniosków Zamawiający może żądać udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich dokumentów.
7. Jeżeli wniosek nie zawiera wszystkich wymaganych elementów, Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach wezwać Wykonawcę do jego uzupełnienia.
8. Zamawiający rezerwuje prawo do nagrywania dźwięku podczas spotkań technicznych z dostawcami. Przesłanie oferty będzie traktowane jako udzielenie zgody na nagrywanie spotkań.
9. Zamawiający dopuszcza negocjacje warunków umowy z Wykonawcą, w ograniczonym zakresie.
10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji ofert z każdym Oferentem. Negocjacje mogą mieć kilka kolejnych rund z możliwością zaproszenia oferenta do złożenia zaktualizowanej oferty po każdej rundzie negocjacji.
11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzanie audytu Oferenta przed podpisaniem umowy. W przypadku uzyskania niesatysfakcjonujących wyników audytu Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy. Przez niesatysfakcjonujące wyniki audytu uznane zostanie przede wszystkim stwierdzenie o braku spełnienia warunków wskazanych w pkt III.2.

12. Warunki zmiany umowy:
    Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w przypadku ziszczenia się konieczności zmiany wskazanego w ofercie/umówionego zakresuusługi wynikającej z:

    1. Sponsor może zmienić ramy czasowe realizacji badań przyjęte w zapytaniu ofertowym, jeżeli odpowiedni urząd i/lub właściwa komisja etyczna nie wyda zgody i/lub pozytywnej opinii na prowadzenie niniejszego badania klinicznego.
    2. Rekomendacji ekspertów będących wynikiem konsultacji z ekspertami and protokołem badania klinicznego.
    3. Sponsor może zmienić ramy czasowe realizacji badań przyjęte w zapytaniu ofertowym, jeżeli w założonym terminie rekrutacja do badania nie osiągnie statystycznie założonej wartości ograniczeń finansowych po stronie Zamawiającego powodujących konieczność ograniczenia zakresu prac ujętych w ofercie.
    4. Koniecznych lub uzasadnionych zmian terminu i warunków dostawy przedmiotu zamówienia powstałych z przyczyn niemożliwych do przewidzenia.
       Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą będą dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez obie strony, pod rygorem nieważności.

VIII. Informacje dodatkowe

1. Wszelkie pytania związane z przedmiotem niniejszego zapytania można  kierować na adres e-mailowy: aleksandra.stojak(at)adamed.com.
2. Wykaz wymaganych dokumentów jest dostępny w Załączniku nr 16.

Załącznik 1 (pobierz)

Załącznik 3 (pobierz)

Załącznik 14 (pobierz)

Załącznik 16 (pobierz)

Załącznik 17 (pobierz)