Zapytanie ofertowe RFP 21888 – ODCZYNNIKI, KOLUMNY I AKCESORIA LABORATORYJNE

W związku z realizacją projektu „Development of novel mRNA/VLP-based vaccines against emerging zoonotic viral diseases”, finansowanego ze środków budżetu państwa od Agencji Badań Medycznych (nr. 2021/ABM/05/00001-00) w ramach Konkursu: Rozwój innowacyjnych rozwiązań terapeutycznych z wykorzystaniem technologii RNA, działając na podstawie § 8 ust. 2 pkt 2) umowy o dofinansowanie, Adamed Pharma S.A. zaprasza do składania ofert na wykonanie poniżej zdefiniowanego przedmiotu zamówienia.

Przedmiot przetargu:

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa odczynników, kolumn i akcesoriów laboratoryjnych na warunkach określonych w niniejszym Zapytaniu ofertowym realizowana w trakcie trwania projektu, tj. do 29.10.2027 r.
2. Szczegółowa lista przedmiotów została przedstawiona w Załączniku nr 2.
3. Miejsce dostarczenia: Adamed Pharma SA, Pieńków, Mariana Adamkiewicza 6A, 05 152 Czosnów.
   Oferowane w ramach postępowania produkty muszą być fabrycznie nowymi, nie przeterminowanymi oraz oryginalnymi produktami producenta.
   W sytuacji, gdyby w specyfikacji użyta została nazwa konkretnego produktu (marki) Zamawiający w odniesieniu do tych pozycji dopuszcza składanie ofert zawierających produkt (markę), która jest równoważna w zakresie opisu przedmiotu. Zamawiający w kolumnie „opis produktu” określi zakres równoważności, tj. cechy / parametry lub wskaże numer katalogowy na podstawie których Oferent jest w stanie określić, czy posiada produkt równoważny do wyspecyfikowanego.Jako produkt „równoważny” należy rozumieć towary o właściwościach nie gorszych niż wskazane w Zapytaniu Ofertowym. Dostawca w celu potwierdzenia jakości produktów (marek) równoważnych załączy do oferty stosowne dokumenty (specyfikację jakościową, świadectwo kontroli jakości, certyfikat analizy lub inne równoważne dokumenty), w których w sposób niebudzący wątpliwości wynika, iż oferowany przedmiot zamówienia jest o takich samych lub lepszych parametrach jakościowych. Wszelkie ryzyko związane z udowodnieniem „równoważności” spoczywa na Dostawcy. Dostawca jest zobowiązany wykazać, iż oferowane przez niego dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego.

Warunki udziału w postępowaniu:

1. Zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a Dostawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Dostawcy, polegające w szczególności na:
   • uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
   • posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
   • pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
   • pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2. W celu spełnienia tego warunku Dostawca zobowiązany jest do przesłania wraz z ofertą podpisanego Oświadczenia o braku powiązań (Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego). 
   Dodatkowe informacje znajdują się poniżej w sekcji: Dodatkowe informacje dotyczące udziału w postępowaniu.

Sposób składania ofert

1. Termin składania Oferty upływa 13.04.2022 r.  jest widoczny w systemie. Termin może ulec zmianie, o czym wszyscy Dostawcy zostaną poinformowani poprzez e-mail z Platformy Zakupowej. Termin może ulec zmianie, o czym wszyscy Dostawcy zostaną poinformowani drogą mailową.
   Termin składania pytań do zapytania ofertowego: Odpowiedzi na zadane pytania będą udzielane do końca trwania postępowania. Późne zadanie pytań z punktu widzenia terminu zakończenia postępowania może spowodować brak czasu na udzielenie wymaganej odpowiedzi.
   W celu zapewnienia równego dostępu do informacji wszystkim Oferentom biorącym udział w postępowaniu, pytania i odpowiedzi (z ukryciem autora pytań) przesłane zostaną do wszystkich Oferentów.
2. Każdy Dostawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
4. Oferta powinna być sporządzona w pliku arkusza kalkulacyjnego, stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego: Załącznik_2-RFP_21888_Oferta-NazwaFirmy.xlsx. Oferty bez wypełnionego Załącznika nr 2 nie będą rozpatrywane.
5. Ofertę wraz z wymaganymi Załącznikami należy złożyć w Platformie Zakupowej SAP Ariba Sourcing pod adresem https://supplier.ariba.com lub mailem na adres: ewelina.goluchowska(at)adamed.com. W celu złożenia Oferty należy wypełnić i zapisać elektroniczny formularz.
   Dodatkowo Oferent może przygotować również ofertę w swoim formacie.
6. Dostęp do Platformy Zakupowej Dostawca uzyskuje poprzez proces rejestracji i weryfikacji istnienia firmy. W tym celu należy uzupełnić podstawowe informacje takie jak: kraj, NIP, kod pocztowy, dane kontaktowe, itp.
7. Oferta Dostawcy winna być sporządzona w języku polskim lub angielskim, w sposób czytelny, elektronicznie.
   Oferta powinna zawierać minimum następujące informacje: nazwę i adres Dostawcy, numer zapytania ofertowego, cenę (PLN/EUR), termin realizacji (czas potrzebny na dostawę podany w dniach), Ilość (zakres oferty, ilość przedmiotów zawartych w ofercie, podany w postaci liczby całkowitej), termin płatności
8. Jeśli ceny w ofercie będą wyrażone w EUR to zostaną one przeliczane przy zastosowaniu kursu  4,4536PLN/EUR, zgodnie z Obwieszczeniem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 3 grudnia 2021 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów.
   W przypadku pozostałych walut przyjęty zostanie średni kurs NBP z dnia ogłoszenia zapytania ofertowego.
9. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.
10. Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo:
    1. wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego powiadomienia drogą opisaną dla składania ofert,
    2. zmienić ofertę – powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem „ZMIANA OFERTY”.

Kryteria wyboru i metody oceny złożonych ofert:

1. Zamawiający ma prawo odrzucenia oferty złożonej przez Dostawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu lub jeśli oferta jest niezgodna z niniejszym zapytaniem.
2. Kryteria wyboru:
   1. Cena netto (PLN/EUR), waga kryterium - 65% całościowej oceny.
   2. Termin realizacji dostawy (deklarowany czas potrzebny na dostawę, wyrażony w dniach) - 25% całościowej oceny. 
   3. Termin płatności - 10% całościowej oceny.

3. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o w/w kryterium i ustaloną punktację:

   Kryteria	Waga [%]	Metoda oceny zgodnie ze wzorem
   Cena	65%	cena netto oferty najniższej/cena netto oferty badanej x 100 x waga% = ilość punktów
   Termin realizacji	25%	najkrótszy czas/czas oferty badanej x 100 x waga% = ilość punktów
   Termin płatności	10%	termin z oferty badanej/najdłuższy termin x 100 x waga% = ilość punktów

4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową liczbę punktów.
5. Wyniki działań matematycznych dokonywanych przy ocenie badania ofert podlegają zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku. W przypadku uzyskania równej punktacji dla co najmniej dwóch ofert Zamawiający spośród ofert z równą najwyższą końcową ilością punktów dokona wyboru oferty bardziej korzystnej, gdy chodzi o oddziaływanie na środowisko. W tym celu Zamawiający ma prawo wezwać Oferentów, których oferty uzyskały najwyższą końcową ilość punktów o uzupełnienie oferty poprzez podanie wskazanych przez Zamawiającego informacji dotyczących oddziaływania przedmiotu oferty na środowisko. Termin na uzupełnienie oferty zostanie określony przez Zamawiającego, jednak nie może być on krótszy niż 3 dni robocze od otrzymania wezwania.

Wybór wykonawcy i sposób ogłaszania:

1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.
2. Informację o wynikach postępowania Zamawiający wyśle do każdego Oferenta, który złożył swoją ofertę.
3. Informację o wynikach postępowania Zamawiający umieści na stronie https://www.adamed.com/, a także wyśle wiadomość z Platformy SAP Aribado każdego Oferenta, który złożył swoją ofertę.

Dodatkowe informacje o udziale w przetargu:

1. Zapytanie Ofertowe jest dostępne na Platformie Zakupowej Grupy Adamed na stronie: https://supplier.ariba.com oraz na stronie internetowej Adamed Pharma S.A.: https://www.adamed.com/.
2. Login oraz hasło potrzebne do zalogowania się do Platformy Zakupowej zostaną przekazane Dostawcom przez Operatora drogą e-mailową.
3. Wymagania techniczne. W celu bezproblemowej pracy z Platformą Zakupową https://supplier.ariba.com użytkownik powinien posiadać co najmniej następujące możliwości techniczne:
   1. komputer PC lub MAC z procesorem 1GHz lub szybszym i minimum 512 MB RAM,
   2. stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 1Mb/s,
   3. przeglądarka internetowa w najnowszej wersji. IE 9.0+ lub Mozilla Firefox 24+ lub Chrome 26+lub Safari 5+,
4. Postępowanie zostanie powtórzone jedynie w wypadku niemożliwości jego przeprowadzenia z winy Operatora lub Zamawiającego. Problemy techniczne po stronie Dostawców nie będą miały wpływu na bieg postępowania.
5. Przed przystąpieniem do postępowania zaleca się zapoznanie z instrukcją obsługi Platformy Zakupowej dołączonej do niniejszego postępowania
6. Terminy rozpoczęcia i zakończenia oraz konfiguracja każdego z etapów postępowania będzie przedstawiona w Platformie Zakupowej i może ulegać zmianie o czym wszyscy zainteresowani Wykonawcy będą niezwłocznie powiadamiani drogą e-mailową przez system.
7. Podczas postępowania wykonawca może skorzystać z pomocy technicznej pod numerem telefonu: +48 539 737 818 lub w aplikacji w zakładce Pomoc.

Postanowienia ogólne

1. Zamawiający wymaga innych ważnych parametrów oferty:
   1. Terminu ważności oferty: 12 miesięcy od daty złożenia Oferty;
   2. Gwarancja cen: minimum 12 miesięcy od podpisania umowy.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
3. W przypadku unieważnienia postępowania o zamówienie wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w postępowaniu.
4. Złożenie wniosku o rejestrację w postepowaniu lub oferty jest równoznaczne z przyjęciem bez zastrzeżeń wszystkich warunków postępowania.
5. Odstąpienie przez Zamawiającego od zawarcia umowy w przypadku zawiadomienia wykonawcy o wyborze jego oferty nie może być podstawą roszczeń poniesionych kosztów udziału w postępowaniu.
6. W toku dokonywania oceny złożonych wniosków Zamawiający może żądać udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich dokumentów.
7. Jeżeli wniosek nie zawiera wszystkich wymaganych elementów, Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach wezwać Wykonawcę do jego uzupełnienia.
8. Zamawiający rezerwuje prawo do nagrywania dźwięku podczas spotkań technicznych z dostawcami. Przesłanie oferty będzie traktowane jako udzielenie zgody na nagrywanie spotkań.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji ceny z Wykonawcą, którego oferta uzyskała najwyższą liczbę punktów, w przypadku, gdy cena zaoferowana przez Wykonawcę przekracza kwotę przeznaczoną przez Zamawiającego na realizację zamówienia.
10. Zamawiający w wyniku rozstrzygnięcia przedmiotu postępowania zawrze umowę sprzedaży z wybranymi Dostawcami.
11. Warunki zmiany umowy:
    Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w przypadku ziszczenia się konieczności zmiany wskazanego w ofercie/umówionego zakresu robót wynikającej z:
    1. Koniecznych lub uzasadnionych zmian w dokumentacji projektowej powstałych z przyczyn niemożliwych do przewidzenia,
    2. Konieczności lub techniczno-ekonomicznej zasadności zastosowania materiałów i urządzeń równoważnych,
    3. Konieczności wykonania rozwiązań równoważnych wynikających z uwarunkowań technologicznych lub użytkowych,
    4. Ograniczeń finansowych po stronie Zamawiającego powodujących konieczność ograniczenia zakresu prac ujętych w ofercie,
    5. Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą będą dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez obie strony, pod rygorem nieważności.

Współpraca i komunikacja w trakcie przygotowywania odpowiedzi

1. Wszelkie pytania należy składać za pomocą Platformy Zakupowej Adamed SAP Ariba Sourcing zgodnie z dołączoną instrukcją.
2. Osobą uprawnioną do kontaktów z oferentami w poniedziałek-piątek w godzinach 08:00-16:30 jest: Ewelina Gołuchowska [ewelina.goluchowska(at)adamed.com].

Załącznik 1 (pobierz)

Załącznik 2 (pobierz)

Instrukcja dostawcy. Tworzenie oferty na Portalu SAP Ariba Network (pobierz)