Zapytanie ofertowe RFP - 025245 – LABORATORIUM KAJETANY – 1 ETAP PRAC: LABORATORIUM BIOTECHNOLOGICZNE KAJETANY W ADAMED PHARMA S.A. - Aktualizacja nr 1 - wydłużenie terminu składania ofert do 18.06.2024 r.

W związku z realizacją projektu „Development of novel mRNA/VLP-based vaccines against emerging zoonotic viral diseases”, finansowanego ze środków budżetu państwa od Agencji Badań Medycznych (nr. 2021/ABM/05/00001-00) w ramach Konkursu: Rozwój innowacyjnych rozwiązań terapeutycznych z wykorzystaniem technologii RNA, działając na podstawie § 8 ust. 2 pkt 2) umowy o dofinansowanie, Adamed Pharma S.A. zaprasza do składania ofert na wykonanie poniżej zdefiniowanego przedmiotu zamówienia.

Przedmiot zapytania:

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usług budowlanych zgodnie z przekazaną dokumentacją stanowiącą Załącznik nr 3.

   Miejsce realizacji usług budowlanych: Kajetany, ul. Klonowa 46J

Warunki udziału w postępowaniu:

1. Zamówienie nie może być udzielone podmiotom powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym a Dostawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Dostawcy, polegające w szczególności na:
   1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
   2. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
   3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
   4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
      W celu spełnienia tego warunku Dostawca zobowiązany jest do przesłania wraz z ofertą podpisanego oświadczenia o braku powiązań (Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego).
2. Zamówienie nie może być skierowane do podmiotów:
   1. których mowa w art. 7 ust. 1 wymienionego w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanych na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę (Dz. U. poz. 835);
   2. których beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę (Dz. U. poz. 835);
   3. których jednostką dominującą lub jednostką zależna w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 i 39 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę (Dz. U. poz. 835)”.
      W celu spełnienia tego warunku Dostawca zobowiązany jest do przesłania wraz z ofertą podpisanego oświadczenia sankcyjnego (Załącznik nr 4 do niniejszego zapytania ofertowego). 
3. Oferta skierowana jest do podmiotów posiadających odpowiednie doświadczenie w realizacji podobnych zamówień, potwierdzone przynajmniej 3 pozytywnymi opiniami lub referencjami od klientów z ostatnich 3 lat, które należy dołączyć do oferty oraz zespół projektowy umożliwiający realizację Usługi.
4. Do oferty należy dołączyć wykaz kluczowych personelu – Kierownika Projektu oraz Kierownika Robót Budowlanych (posiadającego odpowiednie przygotowanie zawodowe), którzy będą uczestniczyć w pracach ze wskazaniem ich doświadczenia zawodowego, szczególnie uwzględniając projekty laboratoriów, zakładów farmaceutycznych, szpitali (Lista kluczowego personelu wraz ze wskazaniem doświadczenia zawodowego).

Przedmiot zamówienia

Wykonanie kompleksowej usługi budowlanej związanej z planowaną inwestycją w ramach której przewiduję się modernizację istniejącego budynku laboratoryjno-produkcyjnego – szczegóły w zał. 3, który zostanie udostępniony po podpisaniu umowy poufności (CDA zał. 5), która została dołączona do niniejszego Zapytania Ofertowego.

Planowana inwestycja przewiduje modernizację istniejącego budynku laboratoryjno-produkcyjnego poprzez przebudowę wnętrza obiektu pod potrzeby laboratoriów badawczych biotechnologicznych (Dział Badawczy, standard „clean-room” non-GMP), zwierzętarni badawczej (Dział Badań In vivo, standard „clean-room” non-GMP) oraz obszaru biurowego. Zamierzenie budowlane nie przewiduje rozbudowy obiektu poza obecny obrys, zasadniczych zmian elewacji oraz modyfikacji rozmieszczenia okien i drzwi w ścianach zewnętrznych. Na poziomie parteru i piętra ulegnie zmianie położenie części ścian działowych bez zmian w konstrukcji budynku (ściany nośne zewnętrzne i poprzeczne oraz słupy żelbetowe), tworząc nowy układ pomieszczeń przeznaczonych na laboratoria oraz w części na pomieszczenia biurowe i socjalne. Ulegną zmianie lub zostaną wybudowane od nowa instalacje wewnętrzne. Łączna powierzchnia użytkowa modernizowanego obiektu wynosi około 3 500 m² z różnym stopniem ingerencji w poszczególne części budynku. Inwestor planuje wykorzystać w największym możliwym stopniu istniejącą infrastrukturę (HVAC, instalacje, zabudowa ścianek, itp.).

W ramach realizacji zamówienia Dostawca musi przewidzieć wykonanie:

1. Wzmocnienia konstrukcji obiektu.
2. Wydzielenia stref p.poż w obiekcie.
3. Prac związanych z przygotowaniem obiektu do właściwej modernizacji

TERMINY WYKONANIA

Zamawiający przewiduje dla poszczególnych elementów zamówienia następujący termin wykonania: 15 września 2024

Dodatkowe informacje znajdują się poniżej w sekcji: Dodatkowe informacje dotyczące udziału w postępowaniu.

Termin i sposób przygotowania ofert:

1. Termin składania ofert to 18.06.2024 r. jest widoczny w systemie. Termin może ulec zmianie, o czym wszyscy Dostawcy zostaną poinformowani poprzez e-mail z systemu SAP Ariba Sourcing.
   Szczegółowe niejawne informacje zostaną przekazane wyłącznie po podpisaniu przez Oferenta umowy o zachowaniu poufności (CDA), która została załączona do niniejszego zapytania ofertowego (Załącznik nr 5).
   Zamawiający oczekuje od Dostawców, przed złożeniem oferty, dokonania wizji lokalnej modernizowanego obiektu. Wizje lokalne można umawiać przez cały okres trwania postępowania. Osobą kontaktową jest Łukasz Cichacki, tel. 608 562 025, e-mail lukasz.cichacki@adamed.com
2. Termin składania pytań do zapytania ofertowego: Odpowiedzi na zadane pytania będą udzielane do końca trwania postępowania.
   Późne zadanie pytań z punktu widzenia terminu zakończenia postępowania może spowodować brak czasu na udzielenie wymaganej odpowiedzi.
   W celu zapewnienia równego dostępu do informacji wszystkim Oferentom biorącym udział w postępowaniu, pytania i odpowiedzi (z ukryciem autora pytań) udostępnione zostaną z pośrednictwem systemy SAP Ariba Sourcing oraz w formie aktualizacji na stronie Zamawiającego.
3. Załącznikiem do Zapytania ofertowego jest wzór umowy (Załącznik nr 7), który zostanie przekazany po podpisaniu przez Oferenta umowy o zachowaniu poufności (CDA). Zamawiający nie przewiduje negocjacji treści umowy po zakończeniu procesu przetargowego. Wszelkie pytania oraz wnioski o zmianę zapisów projektu umowy powinny zostać zadane w terminie składania ofert.
4. Każdy Dostawca może złożyć tylko jedną ofertę.
5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
6. Oferta powinna zawierać minimum następujące informacje: nazwę i adres Dostawcy, numer zapytania ofertowego, cenę, termin realizacji od momentu podpisania umowy, termin płatności.
7. Oferta powinna być odpowiedzią na wymagania merytoryczne Zamawiającego, które zostały określone w Załączniku nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego. Oferta powinna zawierać wycenę (netto) poszczególnych elementów oferty oraz wszystkie warunki komercyjne. Powinna również zostać sporządzona w pliku arkusza kalkulacyjnego, stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego: Załącznik_2-RFP-025245._OfertaNazwaFirmy. Oferty bez wypełnionego Załącznika nr 2 nie będą rozpatrywane.
   Złożenie oferty oznacza, że dostawca zapoznał się z całą dokumentacją przetargową, w tym z zapisami Złącznika nr 3, i akceptuje ją bez uwag.
8. Ofertę wraz z wymaganymi Załącznikami należy złożyć w Platformie Zakupowej SAP Ariba Sourcing pod adresem https://supplier.ariba.com lub mailem na adres: karol.celinski@adamed.com W celu złożenia oferty należy wypełnić i zapisać elektroniczny formularz.
   Dodatkowo Oferent może przygotować również ofertę w swoim formacie.
9. Dostęp do Platformy Zakupowej Dostawca uzyskuje poprzez proces rejestracji i weryfikacji istnienia firmy. W tym celu należy uzupełnić podstawowe informacje takie jak: kraj, NIP, kod pocztowy, dane kontaktowe, itp.
10. Jeśli ceny w ofercie będą wyrażone w inne walucie niż PLN, to zostaną one przeliczane przy zastosowaniu średniego kursu NBP z dniu publikacji przetargu.
11. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę.
12. Oferent przed upływem terminu do składania ofert ma prawo:
    1. wycofać ofertę poprzez złożenie pisemnego powiadomienia drogą opisaną dla składania ofert,
    2. zmienić ofertę – powiadomienie o wprowadzeniu zmian musi być złożone wg takich samych zasad jak składana oferta, odpowiednio oznakowanych z dopiskiem „ZMIANA OFERTY”.

Kryteria wyboru i sposób oceny złożonych ofert:

1. Zamawiający ma prawo odrzucenia oferty złożonej przez Dostawcę niespełniającego warunków udziału w postępowaniu lub jeśli oferta jest niezgodna zniniejszym zapytaniem.
2. Kryteria wyboru ofert:

   1. Cena netto (PLN/EUR), waga kryterium - 60% całościowej oceny, 

   2. Termin realizacji (deklarowany czas potrzebny na realizację, wyrażony w dniach), waga kryterium - 30% całościowej oceny. 
      Dostawca powinien określić w tabeli w Załączniku nr 2 planowany czas dla każdego etapu prac z wyłączeniem etapu 6. Przez realizację rozumie się wykonanie kompletnego projektu wykonawczego.
   3. Okres gwarancji (deklarowany okres gwarancji wyrażony w miesiącach) - 10% całościowej oceny.

3. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o w/w kryterium i ustaloną punktację:

    

   Kryterium	Waga [%]	Sposób oceny zgodnie ze wzorem
   Cena	60%	cena netto oferty najniższej / cena netto oferty badanej x 100 x waga% = ilość punktów
   Termin realizacji	30%	najkrótszy czas / czas oferty badanej x 100 x waga% = ilość punktów
   Okres gwarancji	10%	termin z oferty badanej / najdłuższy termin x 100 x waga% = ilość punktów

    

4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ilość punktów.
5. Wyniki działań matematycznych dokonywanych przy ocenie badania ofert podlegają zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku. W przypadku uzyskania równej punktacji dla co najmniej dwóch ofert Zamawiający spośród ofert z równą najwyższą końcową ilością punktów dokona wyboru oferty bardziej korzystnej, gdy chodzi o oddziaływanie na środowisko. W tym celu Zamawiający ma prawo wezwać Oferentów, których oferty uzyskały najwyższą końcową ilość punktów o uzupełnienie oferty poprzez podanie wskazanych przez Zamawiającego informacji dotyczących oddziaływania przedmiotu oferty na środowisko. Termin na uzupełnienie oferty zostanie określony przez Zamawiającego, jednak nie może być on krótszy niż 3 dni robocze od otrzymania wezwania.

Wybór Wykonawcy i sposób ogłaszania:

1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.
2. Informację o wynikach postępowania Zamawiający umieści na stronie https://adamed.com/rozwoj-i-innowacje/zapytania-ofertowe-i-przetargi, a także wyśle wiadomość z Platformy SAP Ariba do każdego Oferenta, który złożył swoją ofertę.

Dodatkowe informacje dotyczące udziału w postępowaniu

1. Zapytanie Ofertowe jest dostępne na Platformie Zakupowej Grupy Adamed na stronie: https://supplier.ariba.com oraz na stronie internetowej Adamed Pharma S.A.: https://adamed.com/rozwoj-i-innowacje/zapytania-ofertowe-i-przetargi.
2. Login oraz hasło potrzebne do zalogowania się do Platformy Zakupowej zostaną przekazane Dostawcom przez Operatora drogą e-mailową.
3. Wymagania techniczne. W celu bezproblemowej pracy z Platformą Zakupową https://supplier.ariba.com użytkownik powinien posiadać co najmniej następujące możliwości techniczne:
   • komputer PC lub MAC z procesorem 1GHz lub szybszym i minimum 512 MB RAM,
   • stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 1Mb/s,
   • przeglądarka internetowa w najnowszej wersji. IE 9.0+ lub Mozilla Firefox 24+ lub Chrome 26+ lub Safari 5+,
4. Postępowanie zostanie powtórzone jedynie w wypadku niemożliwości jego przeprowadzenia z winy Operatora lub Zamawiającego. Problemy techniczne po stronie Dostawców nie będą miały wpływu na bieg postępowania.
5. Przed przystąpieniem do postępowania zaleca się zapoznanie z instrukcją obsługi Platformy Zakupowej dołączonej do niniejszego postępowania.
6. Terminy rozpoczęcia i zakończenia oraz konfiguracja każdego z etapów postępowania będzie przedstawiona w Platformie Zakupowej i może ulegać zmianie o czym wszyscy zainteresowani Wykonawcy będą niezwłocznie powiadamiani drogą e-mailową przez system
7. Podczas postępowania wykonawca może skorzystać z pomocy technicznej pod numerem telefonu: +48 539 737 818 lub w aplikacji w zakładce Pomoc.

Postanowienia ogólne

1. Zamawiający wymaga innych ważnych parametrów oferty:
   (a) Terminu ważności oferty: minimum do 31.08.2024 r.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
3. W przypadku unieważnienia postępowania o zamówienie wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w postępowaniu.
4. Złożenie wniosku o rejestrację w postepowaniu lub oferty jest równoznaczne z przyjęciem bez zastrzeżeń wszystkich warunków postępowania. 
5. Odstąpienie przez Zamawiającego od zawarcia umowy w przypadku zawiadomienia wykonawcy o wyborze jego oferty nie może być podstawą roszczeń poniesionych kosztów udziału w postępowaniu.
6. W toku dokonywania oceny złożonych wniosków Zamawiający może żądać udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich dokumentów.
7. Jeżeli wniosek nie zawiera wszystkich wymaganych elementów, Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach wezwać Wykonawcę do jego uzupełnienia.
8. Zamawiający rezerwuje prawo do nagrywania dźwięku podczas spotkań technicznych z dostawcami. Przesłanie oferty będzie traktowane jako udzielenie zgody na nagrywanie spotkań.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji ceny ze wszystkimi Oferentami.
10. Zamawiający w wyniku rozstrzygnięcia przedmiotu postępowania zawrze umowę z wybranym Oferentem.
11. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, w przypadku ziszczenia się konieczności zmiany wskazanego w ofercie/umówionego zakresu dostawy wynikającej z:
    1. koniecznych lub uzasadnionych zmian w dokumentacji projektowej powstałych z przyczyn niemożliwych do przewidzenia,
    2. konieczności lub techniczno-ekonomicznej zasadności zastosowania materiałów i urządzeń równoważnych w planowanej inwestycji,
    3. konieczności wykonania rozwiązań równoważnych wynikających z uwarunkowań technologicznych lub użytkowych,
    4. ograniczeń finansowych po stronie Zamawiającego powodujących konieczność ograniczenia zakresu prac ujętych w ofercie.
       Wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą będą dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez obie strony, pod rygorem nieważności.

Współpraca i komunikacja w trakcie przygotowania odpowiedzi

1. Wszelkie pytania należy składać za pomocą Platformy Zakupowej Adamed SAP Ariba Sourcing zgodnie z dołączoną instrukcją.
2. Osobą uprawnioną do kontaktów z oferentami w poniedziałek-piątek w godzinach 08:00-16:00 jest: Karol Celiński karol.celinski@adamed.com

Załącznik nr 1 (pobierz)

Załącznik nr 2 (pobierz)

Załącznik nr 4 (pobierz)

Załącznik nr 5 (pobierz)

Rejestracja na Portalu Ariba Network (pobierz)

Tworzenie oferty na Portalu SAP Ariba Network (pobierz)

INSTRUKCJA - najczęstsze problemy dostawców, przykłady i rozwiązania (pobierz)